Desde Teca Sàbat llegan una serie de consejos y aspectos a tener en cuenta para la planificación y celebración de eventos bajo la influencia de la COVID-19
La situación actual ha cambiado nuestras vidas de muchas formas, para mal en general pero dejando siempre algún resquicio abierto para poder ver el lado positivo. Un ejemplo de ello son todas aquellas personas que forman parte del mundo de la organización de eventos. Como podéis imaginar, son muchos los negocios que han sufrido pero otros tantos los que han sabido evolucionar y adaptarse para seguir trabajando y, en ocasiones, ¡mejor incluso que antes!
Sabiendo lo complicada que es la situación ahora y como será, durante y después del coronavirus, y las dudas que se plantean una vez se levante el estado de alarmaactual, desde Teca Sàbat quieren tranquilizarlos a todos con información y consejos que han aprendido a lo largo de su experiencia en planificación de todo tipo de eventos, grandes y pequeños.
La importancia de contar con organizador de eventos
Los planificadores de eventos son expertos en reuniones sociales y son conocidos en este sector como los ‘anfitriones encubiertos’. Viven y estudian las tendencias de lo que constituye un buen evento en el día a día. Los planificadores son los únicos proveedores de servicios que trabajan en nombre de los organizadores, para proteger sus intereses y objetivos y ocuparse de que nada salga mal.
No hay que perder de vista…
Por lo tanto, muchas personas están considerando ir más allá de esta temporada ante la idea de realizar un evento. Si bien no se puede predecir el resultado del estado de alarma, lo más probable es que se comiencen a permitir reuniones con un número de personas cada vez mayor, hasta acabar por abarcar las cifras que se contemplan para cualquier tipo de acontecimiento. Comenzando con grupos pequeños y progresivamente pasando a reuniones multitudinarias. Pero el camino por recorrer es largo.
Hay que permanecer entusiasmados
¡Un primer gran consejo sería permanecer entusiasmado con el evento! El coronavirus es sólo un obstáculo en el camino y hay que mantenerse positivo. Ha habido cientos de reuniones en todo el mundo que se han visto afectadas por la pandemia esta temporada, ¡pero otras miles que saben que hay días mejores por llegar!
Si los recursos lo permiten, podrá realizarse una celebración aún mejor, con más tiempo para invertir y planificar. ¡Esos detalles de última hora y esos asistentes que quizás eran baja en su momento, ahora tienen más opciones de sumarse al gran día!
La importancia de un buen servicio
Hay que ponerse en contacto con los proveedores contratados y descubrir qué están haciendo para garantizar el más alto nivel de seguridad con el manejo de alimentos, entre otros aspectos. Un ejemplo de ello es la garantía de la propia Teca Sàbat, cuyos profesionales han aplicado, ante la situación generada por el COVID-19, todas las recomendaciones de las autoridades sanitarias oficiales para asegurar la tranquilidad y el resultado óptimo en todos sus productos.
¿Cómo elegir una buena fecha con las circunstancias actuales?
Entonces, desde el punto de vista de la planificación, si es un evento que se pretende organizar con poco plazo de tiempo, es importante considerar lo siguiente:
- Dar un vistazo a la lista de asistentes para determinar las dimensiones del espacio. Si es un evento con pocas personas, quizás es interesante considerar la posibilidad de realizarlo en un espacio como la propia casa de los anfitriones, en terraza o jardín. En caso de ser multitudinario y necesitar un espacio más amplio, sería recomendable aplazar la cita a algún lugar a finales del verano u otoño.
- Hay que tener en cuenta que todo esto puede cambiar de un día para otro si estalla una nueva ola, así que hay que estar atentos y prestar atención a las noticias y los números.
La verdad es que nadie sabe cuánto durará esto por lo que, incluso si se aflojan las restricciones, habrá un período en el que los propios profesionales trabajarán en soluciones creativas para gestionar y contener la propagación del COVID-19 hasta que una vacuna se haya puesto a disposición del público.
¿Qué hay que tener en cuenta para aplazar un evento sin problemas?
Primero, si se considera la idea de aplazar el acontecimiento que estaba organizado en un espacio ajeno a una casa propia, hay que contactar con el lugar en que se pretendía realizar para averiguar cuáles son las opciones que ofrecen. En la mayoría de los casos, los lugares son flexibles y permiten posponerlo sin penalizaciones.
A continuación, hay que agrupar las posibles fechas y horas que el sitio escogido tiene disponibles y si es factible realizar el evento en ese día. Puede ser interesante pedir que compartan su tabla de horarios con los clientes con tal de poder acelerar el proceso.
Por último, es necesario comunicarse con cada uno de los proveedores de servicios para analizar las opciones, si se decide escoger finalmente la opción de posponer el evento. Si existe la posibilidad, se podría rescindir el antiguo acuerdo y negociar uno nuevo con otros puntos, simplemente para contemplar de manera específica los posibles problemas futuros relacionados con la pandemia, lo que a la larga acabaría siendo un beneficio para ambas partes.
En este caso, un organizador de eventos y el equipo de profesionales que lo acompañan, pueden serlo todo en esta situación. Se agilizan trámites y los anfitriones se olvidan en gran parte de todos los problemas que pueden surgir.
Sea cuál sea la opción escogida, es importante creer que todas las personas afectadas podrán organizar ese encuentro que tanto esperan tan bien o mejor que antes de que sucediera esta pandemia. ¡No están solas!
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